Um die Digitalisierung ist es in Deutschland bekanntlich nicht sehr gut bestellt. Und laut „Digitalisierungsindex“ 2023 tritt sie auch ein bisschen auf der Stelle. Das heißt allerdings nicht, dass wir gar keine Fortschritte machen. Wenn es um papierloses Arbeiten geht, sind sich viele Unternehmen in Deutschland einig: 89 Prozent der deutschen Unternehmen räumen dem papierreduzierten Arbeiten einen (sehr) großen Stellenwert ein. Das zeigt eine von „Adobe“ in Auftrag gegebene Studie von „Statista“, bei der 400 Unternehmen in Deutschland von Dezember 2023 bis Januar 2024 zum Status quo des papierlosen Büros befragt wurden.
Wir haben uns angeschaut, wie der Weg zur papierfreien Arbeitswelt aussehen kann – und welche Vorteile das papierlose Arbeiten bringt!
Partner dieses Beitrags ist „Adobe“ mit „Adobe Acrobat Pro“, dem Tool für papierloses Arbeiten und digitales Dokument-Management. Mit „Adobe Acrobat Pro“ lassen sich PDF-Dokumente erstellen, bearbeiten (auch gemeinsam mit anderen), umwandeln, kommentieren, ausfüllen, unterzeichnen und schützen. Auf dem Desktop, Tablet, Smartphone oder im Browser.
Laut der „Adobe“-Studie haben 75% bereits Maßnahmen für ein papierreduzierteres Arbeiten ergriffen. Und 25% planen, in Zukunft papierfreier zu arbeiten. Das Interesse ist also da und deutsche Unternehmen sind auf dem Weg zum papierlosen Büro bereits weit vorangekommen! Die Hauptmotivation für diese Entscheidung ist relativ eindeutig: papierlos zu arbeiten, spart Kosten! Papier, Drucker, Porto … – das alles lässt sich einsparen.
Aber abgesehen von den Kosten, spielen auch andere Argumente eine wichtige Rolle: Effizienz und Nachhaltigkeit. Satte 94% der Unternehmen, die aktiv das papierreduzierte Arbeiten vorantreiben, berichten von (sehr) hohen Effizienzsteigerungen. Eigentlich auch logisch, oder? Wenn Mitarbeitende zum Beispiel ortsunabhängig über die Cloud auf Daten zugreifen können, anstatt Dokumente in „Leitz“-Ordnern hin- und herzutragen, spart das eine Menge Zeit. Und wenn Unterschriften einfach digital gemacht werden können, statt dafür auf die Post zu warten, laufen Prozesse auf einmal viel smoother ab.
„Diese überwältigende Mehrheit zeigt: Der Umstieg auf papierloses Arbeiten ist für jedes Unternehmen sinnvoll – egal wie groß oder klein“, sagt Murat Erimel, Group Manager im Produktmarketing bei „Adobe“.
Aus eigener Erfahrung können wir sagen: Wer einmal die richtigen Tools gefunden hat, die digitales, papierloses Arbeiten ermöglichen und unterstützen, will gar nicht mehr zurück. Laut der Studie setzen Unternehmen insbesondere auf digitale Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (78%), wie zum Beispiel „Adobe Acrobat Pro“, Cloud-Speicher (73%) und elektronische Unterschriftensysteme (64%), wie „AdobeSign“.
Natürlich sind, wie immer wenn etwas geändert wird, auch transparente Kommunikation im Unternehmen, Festlegung von klaren Zuständigkeiten, Leitfäden und ggf. Schulungen wichtig. Die Studie zeigt nämlich auch, dass die Mitarbeitenden das papierlose Arbeiten unterstützen – solange es eben gut organisiert wird. Neun von zehn Befragten in Unternehmen, die bereits Maßnahmen zum papierlosen oder papierreduzierten Arbeiten umgesetzt haben, bewerten die Akzeptanz in der Belegschaft als sehr hoch oder hoch.
Als größte Herausforderung bei der Umstellung auf papierlose Verfahren zeigten sich dabei etablierte Gewohnheiten (46 %) sowie Anschaffungskosten für digitale Technologien (45 %). Die gute Nachricht: Die Umstellungen auf papierreduziertes Arbeiten sind besonders gut planbar. 78% der befragten Unternehmen sagen, dass sie den Implementierungsaufwand richtig eingeschätzt haben.
Jetzt aber zum wichtigsten Ergebnis der Studie: Was sind, nach der Erfahrung der befragten Unternehmen, die Vorteile des papierlosen Arbeitens? Dabei sind vor allem folgende Möglichkeiten hervorgetreten:
Grafiken: „Statista“
Ja, die Umstellung auf papierloses Arbeiten erfordert eine Änderung der alten Gewohnheiten und initiale Kosten zur Anschaffung der neuen Struktur und Tools, aber langfristig betrachtet bietet es eine Effizienzsteigerung aller Arbeitsabläufe und trägt zur positiven Entwicklung von Unternehmen auf dem Weg in eine digitale und nachhaltigere Zukunft bei.
Illustration: Carina Lindmeier
– Werbung: In Zusammenarbeit mit „Adobe“ –